Klimatberäkning i Excel: vad det egentligen kostar ert bolag
De flesta bolag mellan 100 miljoner och 2 miljarder i omsättning löser klimatberäkning på ett av två sätt: internt i Excel med uppskattningar, eller genom en konsult som fakturerar 120 000-150 000 kronor och tar tre månader på sig. Båda vägarna fungerar, tills någon granskar underlaget. Det här är del ett i en serie om varför klimatdata fortfarande hanteras manuellt, och vad som krävs för att göra det lika automatiserat som bokföringen redan är.
Så löser de flesta bolag klimatberäkningen i dag
Inom bygg, sjöfart, frakt, logistik och fastighet ser mönstret nästan alltid likadant ut. En controller eller hållbarhetsansvarig får uppgiften att ta fram siffror för scope 1, 2 och 3 enligt GHG-protokollet. Personen öppnar ett Excel-ark, letar upp fakturor för drivmedel, el och transporter, och multiplicerar volymer med emissionsfaktorer hämtade från olika källor.
Problemet uppstår inte i beräkningen som sådan. Det uppstår i underlaget. Fakturadata finns sällan strukturerat på ett sätt som går att koppla direkt till utsläppskategorier. Resultatet blir uppskattningar: ett genomsnittligt antal mil per leverans, en schablon för elförbrukning per kvadratmeter, en gissning på hur mycket bränsle en underleverantör faktiskt gjort av med.
Det andra alternativet är att lämna över hela arbetet till en konsult. Det löser tidsbristen internt, men flyttar bara samma manuella process till någon annan, till ett högre pris och med samma bristande spårbarhet i slutändan.
Vad manuell klimatberäkning faktiskt kostar i tid
En intern klimatberäkning i Excel tar sällan mindre än 80-120 timmar per år för ett bolag i den här storleksklassen. Det inkluderar datainsamling från flera system, manuell matchning mot emissionsfaktorer, kvalitetskontroll och sammanställning inför rapportering.
Räknat på en controllers timkostnad motsvarar det snabbt 60 000-90 000 kronor i internt arbete, innan någon extern kostnad räknats in. Den siffran syns sällan i budgeten eftersom arbetet sprids ut över flera avdelningar och månader. Det gör kostnaden osynlig, men inte mindre verklig.
Tidsåtgången skapar också ett annat problem: klimatdata blir en årlig engångsinsats istället för en löpande process. När data samlas in en gång per år, ofta under stress inför en deadline, ökar felmarginalen. Samma mönster gäller inte för bokföring, där transaktioner registreras löpande och stäms av månad för månad.
Risken vid granskning: upphandlare, banker och styrelse
Uppskattningar håller sällan för granskning. När en upphandlare inom bygg eller logistik ber om underlag bakom en klimatsiffra, räcker det inte att visa ett Excel-ark med schabloner. De vill se hur siffran är räknad, från vilken transaktion, med vilken emissionsfaktor.
Banker som kopplar lånevillkor till hållbarhetsdata ställer liknande krav, särskilt i samband med EU:s taxonomi och CSRD. En rapport som bygger på uppskattningar snarare än faktiska transaktionsdata blir svår att försvara om en bank eller revisor börjar ställa följdfrågor. Samma sak gäller styrelsen, som i allt fler bolag efterfrågar klimatdata med samma noggrannhet som finansiella rapporter.
Konsekvensen blir konkret: förlorade upphandlingar, försenade lånevillkor, eller en styrelse som tappar förtroende för siffrorna. Inget av detta beror på ovilja att göra rätt. Det beror på att metoden, Excel och uppskattningar, aldrig var byggd för att tåla granskning i den skalan.
Konsultalternativet: 120 000-150 000 kronor och tre månader
Många bolag väljer att lägga ut klimatberäkningen på en konsult istället för att göra den internt. Det löser tidsproblemet för den egna organisationen, men inte grundproblemet: datan är fortfarande manuellt insamlad, bara av någon annan.
En typisk process ser ut så här: konsulten skickar frågeformulär, bolaget samlar in underlag manuellt från olika system, konsulten bygger en modell baserad på uppskattningar där exakt data saknas, och resultatet levereras som en rapport tre månader senare. Priset landar normalt mellan 120 000 och 150 000 kronor per år.
| Metod | Tidsåtgång | Kostnad per år | Risk vid granskning |
|---|---|---|---|
| Excel internt | 80-120 timmar | 60 000-90 000 kr i internt arbete | Hög, uppskattningar svåra att spåra |
| Extern konsult | Cirka 3 månader | 120 000-150 000 kr | Medel, beror på konsultens metodik |
| Automatiserad plattform | Löpande, minimal manuell tid | Lägre än konsult, kontinuerligt underhåll | Låg, kopplat till faktiska transaktioner |
Nackdelen med konsultmodellen är att den upprepas varje år. Samma frågeformulär, samma manuella insamling, samma tre månader. Det gör klimatrapporteringen till ett projekt snarare än en process, vilket i sin tur gör det svårt att följa utvecklingen över tid eller agera på siffrorna innan nästa rapport är klar.
Vad GHG-protokollet faktiskt kräver
GHG-protokollet är den standard som upphandlare, banker och koncernägare i praktiken efterfrågar när de ber om en klimatrapport. Standarden delar in utsläpp i tre kategorier: scope 1 för direkta utsläpp, scope 2 för inköpt energi, och scope 3 för indirekta utsläpp i värdekedjan, som ofta utgör den största andelen för bolag inom bygg, frakt och fastighet.
Standarden kräver inte perfekta siffror på dag ett, men den kräver spårbarhet. Ett utsläppstal ska gå att härleda till en aktivitet, en mängd och en emissionsfaktor. Uppskattningar byggda på schabloner utan koppling till faktisk transaktionsdata uppfyller kravet formellt, men de faller sällan väl ut vid en djupare granskning.
Det är just den skillnaden, mellan en siffra som ser rimlig ut och en siffra som går att spåra till ett underlag, som avgör om en klimatrapport håller när den verkligen testas.
Det finns ett bättre sätt
Bokföring hanterades manuellt i decennier innan affärssystem som Fortnox, Visma och Business Central automatiserade processen. Samma transaktionsdata som redan finns i de systemen, fakturor, drivmedelsinköp, transporter, kan användas för att räkna klimatpåverkan automatiskt istället för att samlas in en gång per år i ett Excel-ark.
Det är precis den övergången vi på Wellfish bygger för bolag inom bygg, sjöfart, frakt, logistik och fastighet: en plattform som kopplar direkt till affärssystemet och räknar klimatpåverkan löpande, med spårbarhet till varje transaktion istället för en årlig uppskattning.
I nästa del av den här serien går vi igenom hur transaktionsdata från Fortnox, Visma och Business Central faktiskt omvandlas till utsläppssiffror, och varför det skiljer sig från hur en konsult eller ett Excel-ark bygger samma beräkning.
Frequently Asked Questions
Varför räcker inte Excel för klimatberäkning?
Excel klarar själva beräkningen, men underlaget bakom siffrorna blir sällan spårbart. När upphandlare, banker eller revisorer ber om att se hur en siffra är räknad, håller uppskattningar utan koppling till faktisk transaktionsdata sällan för granskning.
Hur lång tid tar en klimatberäkning normalt?
Internt tar det ofta 80-120 timmar per år fördelat på flera avdelningar. Anlitas en konsult istället tar hela processen normalt cirka tre månader, från frågeformulär till färdig rapport.
Vad kostar en klimatkonsult?
En extern konsult för klimatberäkning enligt GHG-protokollet kostar normalt 120 000-150 000 kronor per år för bolag i den här storleksklassen. Kostnaden återkommer varje år eftersom processen sällan automatiseras mellan uppdragen.
Vilka scope omfattar en klimatberäkning enligt GHG-protokollet?
GHG-protokollet delar in utsläpp i scope 1 (direkta utsläpp), scope 2 (inköpt energi) och scope 3 (indirekta utsläpp i värdekedjan). För bygg, frakt och fastighet utgör scope 3 ofta den största delen av den totala klimatpåverkan.
Vad händer om klimatrapporteringen innehåller fel?
Fel som upptäcks av en upphandlare kan kosta en affär, fel som upptäcks av en bank kan påverka lånevillkor kopplade till hållbarhet, och fel som upptäcks av styrelsen kan skada förtroendet för hela rapporteringsprocessen. Ju senare felen upptäcks, desto dyrare blir de att rätta till.