Klimatberäkning för transport: så fördelar du CO2 per kund och uppdrag

Det svåra i klimatberäkning för transport är inte totalsiffran från bränslekvitton, utan att fördela utsläppen per kund och uppdrag. Det görs med fördelningsregler som tonkilometer, där varje kund får en andel efter vikt och sträcka, i stället för ett platt snittvärde.

Frågan kommer allt oftare till åkerier och logistikföretag: hur mycket CO2 gav just vårt uppdrag upphov till? Svaret måste gå att räkna om och följa tillbaka till fakturan. Den här artikeln går igenom varför fördelningen är svår, hur tonkilometer fungerar, vilka data du behöver och hur du bygger ett arbetssätt som håller över tid.

Varför totalsiffran från bränslekvitton inte räcker

Bränslekvitton ger dig en bra totalsiffra. Liter diesel, HVO eller el per fordon och period går att räkna om till CO2 med en emissionsfaktor, och summan blir företagets direkta utsläpp från egna fordon, alltså scope 1. För en grundläggande klimatredovisning i ett åkeri är det en rimlig startpunkt.

Problemet uppstår när en kund ber om utsläpp per kund transport eller per leverans. Totalen säger ingenting om vilken del som hör till vilket uppdrag. Delar du den med antal uppdrag eller antal kilometer får du ett snitt som behandlar en halvtom bil på tio mil som en fullastad på tio mil. Kunden med tunga gods får för lite, kunden med lätta gods för mycket, och ingen av siffrorna går att försvara.

Köpta transporter är ett separat problem. När en underentreprenör kör åt dig finns inga bränslekvitton hos dig, bara en faktura. Utsläppen hamnar i scope 3 som inköpta transporttjänster, och de måste beräknas från andra underlag än tankningen.

Begrepp i korthet > Tonkilometer: en transportinsats som mäts som godsets vikt i ton multiplicerat med sträckan i kilometer.

> Fördelningsregel: en fast regel för hur ett gemensamt utsläpp delas mellan kunder, uppdrag eller leveranser. > Scope 1: direkta utsläpp från egen verksamhet, till exempel bränsle i egna fordon.

> Scope 3: utsläpp i värdekedjan, bland annat inköpta transporttjänster från underentreprenörer. > Tomgångskörning: tid då motorn går utan att fordonet rör sig, till exempel vid lastning eller när en kran drivs via fordonets motor.

Fyra saker som gör fördelningen svår

Flera kunder på samma lass

En lastbil som levererar åt fem kunder på en tur har en gemensam bränsleförbrukning. Någon regel måste avgöra hur den delas. Utan regel hamnar allt på den första eller den största kunden, eller så delas det lika, vilket sällan stämmer.

Olika vikt på godset

Fem kunder på samma bil betyder sällan fem lika stora laster. Ett par pallar kakel och en pall förpackningsmaterial väger helt olika. Och vikten förändras under turen: efter första lossningen väger bilen mindre, så varje kund bär en olika stor del av sträckan.

Ofullständiga uppgifter om start och mål

Transportdata är ofta ofullständiga. Lossningsplatsen står som ett företagsnamn utan fullständig adress, eller sträckan saknas helt. Utan start och mål går det inte att beräkna CO2 per transport på ett sätt som går att granska. Du behöver regler för vad som händer när uppgifter saknas, till exempel att komplettera från andra system eller använda en dokumenterad uppskattning.

Tomgångskörning och specialmaskiner

Bränsle går åt även när bilen står still. En kranbil som lyfter i en timme förbrukar bränsle utan att tillryggalägga någon sträcka, och det bränslet syns inte i en beräkning som bara utgår från kilometer. Tomgångskörning och kranarbete behöver kopplas till det uppdrag där de skedde, annars försvinner de in i ett snitt.

Så fungerar tonkilometer som fördelningsregel

Tonkilometer är en fördelningsregel som bygger på två uppgifter du redan har: godsets vikt och sträckan det fraktas. Ju mer vikt över en längre sträcka en kund har haft på bilen, desto större andel av utsläppen får kunden.

Räkneexemplet har fyra steg:

1. Ta fram turens totala utsläpp, från bränsleförbrukningen eller från en aktivitetsbaserad emissionsfaktor.
2. Räkna ut varje kunds tonkilometer: godsets vikt multiplicerat med den sträcka godset fanns på bilen.
3. Summera alla kunders tonkilometer på turen.
4. Dela varje kunds tonkilometer med summan. Det blir kundens andel, som multipliceras med turens totala utsläpp.

Om kund A har dubbelt så mycket tonkilometer som kund B på samma tur, får kund A dubbelt så stor andel. Summan av alla andelar är alltid hela turens utsläpp, så inget går förlorat och inget räknas två gånger.

Metoden har gränser. Lätta men skrymmande gods tar plats utan att väga mycket, och då kan en regel som utgår från lastmeter eller pallplatser passa bättre. Välj regeln utifrån vad dina kunder och din verksamhet kräver, dokumentera den och tillämpa den på samma sätt varje period. Jämförelser över tid är bara värda något om regeln inte ändras utan att det syns.

Vilka datakällor behövs

Fördelningen kräver att flera system samsas. Ett enda kalkylblad räcker sällan, eftersom de uppgifter du behöver finns på olika ställen.

• Transportdata: uppdrag, kund, start och mål, godsets vikt, fordon och datum. Oftast från transportledningssystemet.
• Fakturor: kundfakturor kopplar uppdrag till kund. Leverantörsfakturor från underentreprenörer är underlaget för köpta transporter.
• Bränslekvitton och tankdata: förbrukad mängd per fordon och period, uppdelad på drivmedel.
• Bokföring: används för att stämma av att allt är med. Summan av fördelade utsläpp ska matcha totalen, och kostnadsposterna visar vilka inköp som saknar underlag.

Ju fler av dessa som hämtas automatiskt, desto färre manuella steg där fel kan smyga in. Wellfish hämtar data direkt från företagets ekonomi-, logistik- och affärssystem och har integrationer mot transportdata, fakturering och bränslekvittosystem. Du kan läsa mer om hur det ser ut för branschen på Wellfishs sida för sjöfart och transport.

Kundspecifika och leverantörsspecifika regler

Samma regel passar inte alla. Vissa kunder har egna krav på metod, på hur biodrivmedel ska redovisas eller på vilket format rapporten ska ha. Då behövs en kundspecifik regel som gäller för just den kundens uppdrag, utan att den påverkar övriga kunder.

Leverantörer skiljer sig åt på samma sätt. En underentreprenör skickar en faktura med utsläppsdata, en annan bara ett belopp och en körsträcka, en tredje en rad med tillägg och avgifter blandade med själva frakten. För varje leverantör behövs en regel för hur fakturan läses: vilka rader som är frakt, vilka uppgifter som används och vilken faktor som gäller när utsläppsdata saknas.

Wellfish stödjer kundspecifika och leverantörsspecifika AI-regler. Reglerna läggs upp en gång och tillämpas sedan på varje ny faktura och varje nytt uppdrag, så att samma underlag ger samma resultat nästa månad.

Vanliga misstag

Det vanligaste misstaget är att dela totalen med antal kilometer eller uppdrag. Siffran är enkel att ta fram men går inte att försvara när en kund frågar hur den räknats.

Nästa misstag är att byta fördelningsregel mellan perioder utan att dokumentera det. Då går utsläppen ner eller upp i rapporten av skäl som inte har med verksamheten att göra.

Dubbelräkning är också vanligt. Kör du en tur med egen bil i en del och underentreprenör i en annan måste varje kilometer hamna i antingen scope 1 eller scope 3, inte båda. Samma gäller om samma uppdrag finns i både transportsystemet och en leverantörsfaktura.

Tomkörning och återresor glöms ofta. Bestäm hur de ska hanteras, till exempel om de läggs på uppdraget som orsakade dem, och skriv ned beslutet. Kranarbete och tomgång som lämnas utanför gör att kunder med tidskrävande lossning får för låga siffror.

Det sista misstaget är att göra allt i efterhand. Ett år av fakturor som ska tolkas i januari ger luckor som är svåra att fylla, eftersom ingen minns varför ett uppdrag saknar vikt eller adress.

Så ser ett arbetssätt ut som håller över tid

Ett fungerande arbetssätt har tre kännetecken. Det körs varje månad, varje siffra går att följa tillbaka till den underliggande fakturan, och beräkningen bygger på aktivitetsdata snarare än på kostnader.

I praktiken ser det ut så här:

1. Hämta data varje månad. Transportdata, fakturor och bränslekvitton läses in löpande, så att avvikelser upptäcks medan någon ännu minns uppdraget.
2. Tillämpa reglerna. Fördelningsregel, kundspecifika regler och leverantörsspecifika regler körs på hela underlaget.
3. Stäm av mot bokföringen. Fördelade utsläpp ska summera till totalen, och poster utan underlag flaggas.
4. Gör varje siffra spårbar. Från ett utsläpp per kund ska du kunna klicka dig tillbaka till uppdraget och fakturan.
5. Rapportera. Samma underlag ger kundrapporter, klimatredovisning och uppgifter till hållbarhetsrapporten.

Wellfish beräknar utsläpp med aktivitetsbaserade emissionsfaktorer och klassar dem enligt GHG-protokollets kategorier, med tonkilometer som fördelningsregel. Modeller, emissionsfaktorer och processer är testade och validerade tillsammans med ledande aktörer i transportbranschen. Rapporterna kan uppfylla CSRD, GHG-protokollet och kunders hållbarhetskrav.

Uppsättningen är komplex, och det är ärligt att säga det. Därför visar vi hur den fungerar med era egna typer av uppdrag i stället för att beskriva den i allmänna termer. Plattformen kan vara igång på 14 dagar när data och ansvar finns på plats, utan konsulter och utan workshops.

Frequently Asked Questions

Vad är skillnaden mellan CO2 per transport och CO2 per kund?

CO2 per transport är utsläppen för en hel tur eller ett fordon. CO2 per kund är den andel av turens utsläpp som tillhör en enskild kunds gods. Med flera kunder på samma lass krävs en fördelningsregel som tonkilometer för att komma från det första till det andra.

Måste jag använda tonkilometer?

Nej, det finns andra fördelningsregler, till exempel utifrån pallplatser eller lastmeter. Tonkilometer är vanligt eftersom vikt och sträcka oftast redan finns i transportdata. Det som avgör om resultatet håller är att regeln är dokumenterad och tillämpas lika varje period.

Hur räknar jag utsläpp från underentreprenörer?

Köpta transporter räknas som scope 3 och beräknas från leverantörsfakturor och transportdata, inte från egna bränslekvitton. Om leverantören inte lämnar utsläppsdata behövs en regel för vilken emissionsfaktor som används, till exempel utifrån sträcka och godsvikt.

Hur lång tid tar det att komma igång med Wellfish?

Plattformen kan vara igång på 14 dagar när data och ansvar finns på plats. Wellfish arbetar utan konsulter och workshops. Boka en demo så går vi igenom hur det ser ut för ert åkeri.

Se hur det fungerar med era uppdrag

Vill du se hur fördelning per kund och uppdrag går till med era egna data? Boka en demo eller starta ett gratis konto.