Väsentlighetsanalys: så gör du en enkel analys (steg för steg)
En väsentlighetsanalys är en strukturerad bedömning av vilka hållbarhetsfrågor som spelar störst roll för ditt företag och för omvärlden. Resultatet är en dokumenterad, prioriterad lista över väsentliga hållbarhetsfrågor som avgör vad du mäter, styr och redovisar. Den här guiden visar hur du gör en enkel väsentlighetsanalys inom hållbarhet själv, utan konsult, och när du behöver gå vidare till den dubbla varianten enligt CSRD.
- Vad är en väsentlighetsanalys?
- Väsentlighetsanalys vs dubbel väsentlighetsanalys
- Så gör du en enkel väsentlighetsanalys
- Vilka hållbarhetsfrågor är väsentliga för ditt företag?
- Väsentlighetsanalys för mindre företag och VSME
- Så håller du analysen aktuell
- Vanliga misstag
- Begrepp i korthet
- Frequently Asked Questions
- Nästa steg
Vad är en väsentlighetsanalys?
En väsentlighetsanalys är en metod för att välja ut de hållbarhetsfrågor som är viktiga nog att styra och redovisa. Företaget listar möjliga frågor, bedömer dem mot samma kriterier och drar en gräns för vad som räknas som väsentligt. Det som hamnar över gränsen blir underlag för mål, nyckeltal och rapportering.
Poängen är att välja bort. Ett byggbolag har sällan nytta av att mäta biologisk mångfald i detalj innan det vet hur mycket diesel, betong och stål verksamheten använder. En väsentlighetsanalys ger dig en motiverad ordning, så att tiden går till de frågor som faktiskt påverkar verksamheten och omgivningen.
Analysen har också ett praktiskt värde utåt. Banker, stora kunder och ägare frågar allt oftare vad ni har prioriterat och varför. Ett daterat dokument med tydliga motiveringar svarar på det direkt.
Väsentlighetsanalys vs dubbel väsentlighetsanalys
En enkel väsentlighetsanalys är frivillig och formen väljer du själv. En dubbel väsentlighetsanalys är en lagstadgad process inom CSRD, med krav från ESRS på hur den ska genomföras och dokumenteras. Skillnaden ligger i perspektiv, detaljnivå och revisionsbarhet.
| Enkel väsentlighetsanalys | Dubbel väsentlighetsanalys (CSRD) | |
|---|---|---|
| Krav | Frivillig | Krävs av företag som omfattas av CSRD |
| Perspektiv | Valfritt, ofta betydelse för affären och påverkan på omvärlden | Både impact materiality och financial materiality |
| Omfattning | Den egna verksamheten, ofta med ett par viktiga led i värdekedjan | Hela värdekedjan |
| Tröskelvärden | Egen regel, som du dokumenterar | Metod och tröskelvärden som ska beskrivas i hållbarhetsrapporten |
| Granskning | Ingen formell | Ska kunna granskas av revisor |
| Passar | Företag utanför CSRD, VSME-rapportörer, första kartläggningen | Företag inom CSRD-omfattning |
Omnibus-paketet har begränsat vilka företag som omfattas av CSRD, och många medelstora bolag hamnar utanför. Kontrollera alltid aktuell svensk lagstiftning och ditt eget bolags status innan du väljer nivå. Den fullständiga CSRD-metoden med värdekedjekartläggning, bedömning av impact och financial materiality och tröskelvärden beskrivs i Wellfishs guide till dubbel väsentlighetsanalys. Den här artikeln stannar vid den lätta varianten.
Så gör du en enkel väsentlighetsanalys
En enkel analys går att genomföra på några arbetsdagar fördelade över ett par veckor, av två till fyra personer. Du behöver ett kalkylblad, en lista över möjliga frågor och ett par korta samtal med människor utanför gruppen. Fem steg räcker.
Steg 1: Avgränsa och välj deltagare
Bestäm vilket bolag eller vilken koncernstruktur analysen gäller och vilket räkenskapsår. Samla en ekonomi- eller hållbarhetsansvarig, någon från verksamheten (platschef, trafikledare eller produktionschef) och gärna en från HR. Utan någon som känner verksamheten blir poängen gissningar.
Steg 2: Lista möjliga frågor
Börja med en färdig lista i stället för ett blankt papper. ESRS ämnesområden fungerar bra som checklista även om du inte rapporterar enligt ESRS: klimatförändringar, föroreningar, vatten, biologisk mångfald, resursanvändning och cirkulär ekonomi, egen personal, arbetstagare i värdekedjan, berörda samhällen, konsumenter och slutanvändare samt affärsetik. Stryk det som uppenbart saknar koppling till er verksamhet och lägg till branschspecifika frågor. Sikta på 12 till 20 frågor.
Steg 3: Bedöm varje fråga
Ställ två frågor om varje punkt och svara på en skala från 1 till 5.
- Hur stor är vår påverkan på människor och miljö inom den här frågan?
- Hur stor betydelse har frågan för vår affär, till exempel genom kostnader, kundkrav, finansiering eller risker?
Det här är en förenklad version av båda perspektiven i dubbel väsentlighet, vilket gör det enkelt att bygga ut analysen senare. Komplettera med tre till fem korta samtal eller mejl till intressenter: er bank, en eller två stora kunder, några medarbetare. Fråga vilka tre hållbarhetsfrågor de tror att ni borde prioritera. Det ersätter en workshop och tar en eftermiddag.
Steg 4: Dra gränsen
Skriv regeln innan du sammanställer poängen, annars justerar ni gränsen tills favoritfrågorna hamnar ovanför. Ett vanligt val är att en fråga är väsentlig om den får 4 eller högre på minst en av de två skalorna. En annan är att summan ska vara minst 7. Vilken regel du väljer spelar mindre roll än att den är skriven och tillämpas lika på alla frågor.
Steg 5: Dokumentera och förankra
Skriv en rad per fråga med poäng, motivering och vem som gjorde bedömningen. Lägg till datum, deltagare och den regel du använde. Låt ledningen eller styrelsen godkänna resultatet. Utan förankring blir listan ett arbetsdokument som ingen följer.
Vilka hållbarhetsfrågor är väsentliga för ditt företag?
Det beror på bransch och verksamhet, men mönstren är förutsägbara. Klimat och arbetsmiljö hamnar ofta över gränsen hos bygg-, transport-, fastighets- och tillverkningsföretag. Affärsetik och leverantörsstyrning blir väsentliga när inköpen är stora eller kedjorna långa. Resursanvändning och avfall dyker upp där material är en stor kostnadspost.
Testa varje fråga på en sak till: kan du få fram data? En väsentlig fråga som du inte kan mäta är fortfarande väsentlig, men den kräver en plan för hur du får fram siffrorna.
| Hållbarhetsfråga | Typisk frågeställning | Var datan oftast finns |
|---|---|---|
| Klimat (scope 1, 2 och 3) | Hur stora är utsläppen och varifrån kommer de? | Bokföring (Fortnox, Visma, SAP), drivmedelsdata, reseunderlag |
| Energi | Hur mycket el, värme och bränsle använder vi? | Energifakturor, mätare |
| Arbetsmiljö | Hur ofta skadas eller sjukskrivs medarbetare? | HR- och lönesystem, incidentrapporter |
| Affärsetik | Har vi uppförandekod, visselblåsarfunktion och leverantörskrav? | Policydokument, avtal |
| Avfall och material | Hur mycket material köper vi och hur mycket blir avfall? | Inköpsdata, entreprenörers avfallsrapporter |
Klimat är ofta den fråga som kräver mest datajobb, eftersom underlaget ligger i hundratals fakturor. Här kommer Wellfish in. Wellfish gör inte väsentlighetsanalysen åt dig, utan automatiserar datainsamlingen bakom den. Klimatdata hämtas från Fortnox, Visma och SAP samt från drivmedels- och resedata. Varje siffra är spårbar till respektive faktura, uppdateras varje månad och är revisionsklar, i linje med GHG Protocol, CSRD och VSME. Inga konsulter och inga workshops, och plattformen är live på 14 dagar.
Väsentlighetsanalys för mindre företag och VSME
VSME är EFRAG:s frivilliga standard för hållbarhetsrapportering för små och medelstora företag som inte omfattas av CSRD. Den har två nivåer: Basic Module och Comprehensive Module. VSME kräver ingen formell dubbel väsentlighetsanalys. I stället bygger den på tillämplighetsprincipen: du redovisar de upplysningar som är relevanta för din verksamhet och förklarar när något inte är tillämpligt.
En enkel väsentlighetsanalys är ändå värd att göra. Den ger dig ett underlag för att avgöra vad som är relevant, och den gör det lättare att svara när en kund som omfattas av CSRD ber om hållbarhetsdata från sina leverantörer. Många sådana förfrågningar utgår numera från VSME-format. Har du redan en dokumenterad prioritering behöver du inte börja om för varje kundenkät.
För företag som vill gå från enkel analys till VSME-rapport finns Wellfishs VSME-verktyg för små och medelstora företag, som hämtar klimatdelen av underlaget automatiskt.
Så håller du analysen aktuell
En väsentlighetsanalys är en ögonblicksbild. Gör en kort översyn varje år, i samband med bokslutet, och en ny bedömning när något väsentligt ändras. Det gäller bland annat förvärv eller avyttringar (särskilt i PE-portföljer), nya verksamhetsområden, tydliga kundkrav, ändrade finansieringsvillkor och lagändringar.
Vid årsöversynen går du igenom listan med två frågor: har något av betyget ändrats, och finns det nya frågor? Uppdatera datumet och notera vad som ändrades. Det tar några timmar om första dokumentationen är bra, och det är därför dokumentationen i steg 5 är värd mödan.
Vanliga misstag
Fem fel återkommer i de flesta första analyser.
- Listan blir för lång. Fyrtio frågor går inte att bedöma seriöst, och resultatet blir ytligt.
- Gränsen sätts efter poängen. När regeln skrivs i efterhand speglar den önskemål, inte bedömning.
- Bara ett perspektiv används. Analyser som bara frågar vad som är viktigt för företaget missar påverkan på människor och miljö, och tvärtom.
- Resultatet saknar motiveringar. En lista utan skäl går inte att försvara inför en revisor, en bank eller en kund.
- Analysen görs en gång och glöms. Efter ett förvärv eller en ny storkund stämmer den inte längre.
Ett sjätte fel är att förväxla den enkla analysen med CSRD-kravet. Om ditt bolag omfattas av CSRD räcker den inte, och då är rätt steg den fullständiga metoden.
Begrepp i korthet
- Väsentlighetsanalys: en strukturerad bedömning av vilka hållbarhetsfrågor som är viktiga nog att styra och redovisa.
- Väsentlig hållbarhetsfråga: en fråga som uppfyller företagets dokumenterade kriterier för väsentlighet, till exempel klimat eller arbetsmiljö.
- Impact materiality: hur företaget påverkar människor och miljö, positivt eller negativt, kort- och långsiktigt.
- Financial materiality: hur hållbarhetsfrågor påverkar företagets ekonomi, till exempel genom risker, möjligheter, kostnader och tillgång till kapital.
- Dubbel väsentlighetsanalys: en analys som bedömer både impact materiality och financial materiality. Krävs enligt CSRD för företag inom omfattningen.
- VSME: EFRAG:s frivilliga standard för hållbarhetsrapportering för små och medelstora företag utanför CSRD.
Frequently Asked Questions
Behöver vi göra en väsentlighetsanalys om vi inte omfattas av CSRD?
Nej, det är inget lagkrav för företag utanför CSRD. Men en enkel analys ger er en motiverad prioritering, förenklar svar till kunder och banker och fungerar som underlag om ni rapporterar enligt VSME. Företag som kan komma att omfattas senare sparar arbete genom att börja i liten skala nu.
Hur lång tid tar en enkel väsentlighetsanalys?
Räkna med några arbetsdagar fördelade över ett par veckor. Själva bedömningen går snabbt när listan är klar. Mest tid går åt till att samla rätt personer, ringa intressenter och dokumentera motiveringarna.
Kan vi göra en väsentlighetsanalys utan konsult?
Ja, för en enkel analys behövs ingen konsult. Ni behöver en tydlig lista över frågor, en skala, en skriven gräns och någon som känner verksamheten. Konsultstöd kan vara motiverat om ni omfattas av CSRD och måste kunna försvara metoden inför en revisor.
Hur ofta ska en väsentlighetsanalys uppdateras?
Gör en kort översyn varje år och en ny bedömning vid större förändringar, som förvärv, ny verksamhet eller nya kundkrav. Datera varje version och notera vad som ändrades, så att ni kan visa hur bedömningen utvecklats.
Nästa steg
Börja med steg 1 och 2 i den här guiden: avgränsa, samla gruppen och skriv listan över möjliga frågor. Behöver du den fullständiga CSRD-metoden finns den i Wellfishs guide till dubbel väsentlighetsanalys. Exempel för tre branscher och en arbetsfilsstruktur finns i blogginlägget om dubbel väsentlighetsanalys med exempel och mall. Rapporterar du enligt VSME kan du läsa mer om Wellfishs VSME-verktyg.
När analysen visar att klimat är väsentligt står du inför datajobbet. Boka en demo på wellfish.se/contact eller starta ett gratis konto på wellfish.se/onboarding.